Overzicht

Procedure & Protocol

Procedures

Besluitvorming

Na ontvangst controleert het bureau NPO-fonds of de aanvraag voldoet aan de algemene vereisten. Indien de aanvraag voldoet wordt de begroting, behorende bij de aanvraag, beoordeeld door het bureau NPO-fonds. Op basis van beschikbaarheid en eventuele belangenverstrengeling van de adviseurs - door henzelf of door aanvrager aangegeven* - stelt het bureau NPO-fonds de commissievergadering samen.

Aan de commissievergaderingen nemen altijd drie leden deel.** De vergaderingen worden technisch voorgezeten door de secretaris of algemeen secretaris van het fonds, of door een vervanger. De commissievergadering wordt ondersteund door een ‘schrijver’ die op basis van de bespreking het conceptadvies maakt. Dit advies is een weergave van het gemotiveerde inhoudelijke oordeel van de commissie. Het conceptadvies wordt voorgelegd aan de commissieleden en na finale schriftelijke goedkeuring vastgesteld. De commissie adviseert collegiaal. Het vastgestelde advies en daaraan gekoppeld het advies ten aanzien van de budgettoekenning zoals vastgesteld door het bureau NPO-fonds, wordt ter besluitvorming doorgeleid naar de raad van bestuur. Van een advies van een commissie kan het bestuur slechts afwijken in bijzondere gevallen:

  • Significante afwijking van de vooraf aan het NPO-fonds toebedeelde begroting;
  • Niet naleven van essentiële procedureregels;
  • Evidente schending van de criteria.

In alle andere gevallen wordt een advies van de adviescommissie aldus overgenomen. Het besluit van de raad van bestuur wordt in principe zes weken na de indiendatum aan de aanvragende omroepen gecommuniceerd.

*Klik hier voor de voorwaarden voor het indienen van een verzoek tot uitsluiting van een commissielid.
**In 2018 loopt de pilot waarbij bij projecten van boven de 500k door 5 commissieleden wordt geadviseerd. Ook bestaat bij deze projecten de optie om na een eerste afwijzing een gesprek met het fonds aan te gaan waarbij, mits beschikbaar, één commissielid aan kan schuiven.

Aanvraag opnieuw indienen

Een aanvraag kan na een afwijzing eenmaal worden aangepast en in een volgende ronde opnieuw worden ingediend. De adviescommissie die de tweede aanvraag behandelt, bestaat in ieder geval uit één lid die de eerste aanvraag in een eerdere commissievergadering heeft beoordeeld.

Voorwaardelijke toekenning

De besluiten tot toekenning van middelen uit het NPO-fonds zijn voorwaardelijk. De voorwaardelijkheid heeft betrekking op de toekenningsvoorwaarden zoals die in het besluit worden opgenomen (overeenkomstig de Algemene voorwaarden en financiële voorwaarden van NPO-fonds), alsmede op de voorwaarde dat de Minister van OCW voldoende middelen ter beschikking stelt ex artikel 2.149 Mediawet 2008.

Eindafrekening

Binnen zes maanden nadat het project voor verspreiding gereed is, c.q. is voltooid ontvangt het NPO-fonds een eindafrekening van de omroep. In het geval van een ontwikkelingsbijdrage kan de eindafrekening niet eerder worden behandeld dan na ontvangst van het researchverslag/ filmplan, in het geval van een productiebijdrage niet eerder dan na ontvangst van datum, tijdstip en net/zender van de uitzending, de lengte van het project en de definitieve uitzendtitel (voor zover deze afwijkt van de werktitel). Voor de regelingen impact en meester-gezel gelden andere voorwaarden voor oplevering, zie samenvattingsformulieren.

Het besluit van de raad van bestuur wordt in principe zes weken na indiening van de eindafrekening aan de aanvragende omroep gecommuniceerd.

Van indiening tot besluit Raad van Bestuur - het proces 

Een indienronde omvat een periode van (in principe) zes weken vanaf het moment van indiening tot het bekendmaken van het besluit.  

Vanaf indiendatum 12.00 uur

  • Bureau checkt aanvragen op volledigheid en algemene vereisten;
  • Commissieleden ontvangen een overzicht met korte beschrijving aanvragen en geven beschikbaarheid en mogelijke conflicterende belangen door;
  • Bureau beoordeelt eventuele verzoeken tot uitsluiting commissieleden (nieuw vanaf 6 november 2018);
  • Bureau stelt op basis van beschikbaarheid, conflicterende belangen en vervolg- en tweede aanvragen, de indeling van de vergaderingen en de vergaderdata vast;
  • Aanvragen worden inclusief bespreekformulier digitaal naar commissieleden en schrijvers gestuurd;
  • Controller toetst begrotingen o.a. aan de hand van de Algemene voorwaarden, en zet eventuele vragen uit onder omroepen/producenten.

Leesperiode

  • Leesperiode voor commissieleden, schrijvers/notulisten en secretarissen van het fonds;
  • Overleg tussen secretarissen en controller over bevindingen begrotingen;
  • Voorbereiding vergaderingen door secretarissen, o.a. aan de hand van de ontvangen bespreekformulieren.

Vergaderweek

  • Per vergadering adviseren drie tot vijf commissieleden*;
  • Vergadering wordt voorgezeten door (genre)secretaris, de schriftelijke verslaglegging wordt verzorgd door schrijver/notulist.

Opstellen conceptadviezen

  • Na de vergaderweek stellen de schrijvers de conceptadviezen op;
  • De secretaris redigeert zo nodig de adviezen en stuurt deze door naar de commissieleden voor eventuele aanpassingen/aanvullende opmerkingen;
  • De van de commissieleden ontvangen opmerkingen worden door de secretaris verwerkt; de adviezen worden vervolgens voor een definitief akkoord voorgelegd aan de commissieleden;
  • Er volgt een laatste redactiecheck van alle adviezen door de secretarissen en het bureau.

Besluiten Raad van Bestuur

  • De voorgenomen besluiten worden door het bureau voorbereid en samen met de adviezen inclusief de financiële paragraaf de week voorafgaand aan de bestuursvergadering aan het bestuurssecretariaat aangeboden. De stukken worden voorzien van een aanbiedingsbrief;
  • In dezelfde vergadering worden ook de definitieve bijdragen aan projecten (n.a.v. door het bureau behandelde eindafrekeningen) door de Raad van Bestuur vastgesteld;
  • Na afloop van de bestuursvergadering kunnen de omroepen de secretarissen bellen over de uitslag van de aanvragen;
  • Daarna stuurt het bureau de besluiten, adviezen en bij toekenning de uitvoeringsovereenkomsten (inclusief Algemene voorwaarden) naar de omroepen, evenals de berichten betreffende de definitieve bijdragen;
  • De toekenningen worden gepubliceerd op de website van het fonds;
  • Een nieuwe ronde is gestart.

*Bij projecten boven de 500K adviseren vijf commissieleden (pilot 2018/2019)

Bezwaarprocedure

Een beschikking van de raad van bestuur om middelen uit het NPO-fonds beschikbaar te stellen, is een besluit waartegen volgens de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar en beroep openstaat. Degene, wiens belang rechtstreeks bij dit besluit betrokken is (doorgaans is dat de aanvragende omroep), kan op grond van artikel 7.1 van de Algemene wet bestuursrecht tegen een besluit binnen zes weken na verzending daarvan bezwaar maken. In de bezwaarprocedure kan de aanvraag niet gewijzigd of aangevuld worden. Informatie van die aard zal bij de beoordeling buiten beschouwing blijven. De behandeling van het bezwaar verloopt in overeenstemming met het Reglement bezwaarschriften publieke omroep van 12 februari 2013.

Belanghebbenden kunnen schriftelijk bezwaar maken door een bezwaarschrift in te dienen bij: De raad van bestuur NPO, t.a.v. de afdeling Juridische Zaken, Postbus 26444, 1202 JJ Hilversum. Het bezwaarschrift moet ondertekend zijn en in ieder geval de volgende gegevens bevatten: naam, adres en woonplaats, datum, omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht (inclusief onderwerp, datum en kenmerk van het besluit), de gronden van het bezwaar.


Protocol

Klik hier voor het protocol van de NPO-fonds adviseurs.