Overzicht

Werkwijze bureau NPO-fonds

Besluitvorming

Na ontvangst controleert het bureau NPO-fonds of de aanvraag voldoet aan de algemene vereisten. Indien de aanvraag voldoet wordt de begroting, behorende bij de aanvraag, beoordeeld door het bureau NPO-fonds. Op basis van beschikbaarheid en eventuele belangenverstrengeling van de commissieleden - door henzelf of door aanvrager aangegeven* - stelt het bureau NPO-fonds de commissievergadering samen.

Aan de commissievergaderingen nemen drie leden deel, met uitzondering van vergaderingen over projecten waarbij meer dan 500K bij het fonds wordt aangevraagd: daaraan nemen vijf commissieleden deel. De vergaderingen worden technisch voorgezeten door de secretaris of algemeen secretaris van het fonds, of door een vervanger. De commissievergadering wordt ondersteund door een notulist/schrijver die op basis van de bespreking het conceptadvies maakt. Dit advies is een weergave van het gemotiveerde inhoudelijke oordeel van de commissie. Het conceptadvies wordt voorgelegd aan de commissieleden en na finale schriftelijke goedkeuring vastgesteld. De commissie adviseert collegiaal. Het vastgestelde advies en daaraan gekoppeld het advies ten aanzien van de budgettoekenning zoals vastgesteld door het bureau NPO-fonds, wordt ter besluitvorming doorgeleid naar de raad van bestuur. Het bestuur kan slechts in bijzondere gevallen van een advies afwijken:

  • wanneer met het advies significant wordt afgeweken van de vooraf aan het NPO-fonds toebedeelde begroting;
  • wanneer het advies blijk geeft van het niet naleven van essentiële procedureregels, dan wel evidente schending van criteria of anderszins onzorgvuldig tot stand is gekomen;
  • wanneer het advies inhoudelijk onvoldoende concludent is.

In alle andere gevallen wordt een advies van de commissie aldus overgenomen. Het besluit van de raad van bestuur wordt in principe zes weken na de indiendatum aan de aanvragende omroepen gecommuniceerd (met uitzondering van de rondes van 16 april, 1 oktober en 5 november 2019). 

*Klik hier voor de voorwaarden voor het indienen van een verzoek tot uitsluiting van een commissielid.

Gesprek na eerste afwijzing

Er bestaat een mogelijkheid voor de aanvrager om na een eerste afwijzing van een project een verzoek tot een gesprek met het fonds in te dienen. Dit verzoek dient een aantal gerichte bespreekpunten te bevatten, op basis waarvan het fonds beoordeelt of daadwerkelijk een verdere toelichting op het advies gegeven kan worden.
Als het verzoek gehonoreerd wordt, zal de samenstelling van de deelnemers aan het gesprek in onderling overleg met de aanvrager worden vastgesteld. Mocht daartoe aanleiding zijn dan zal het fonds tevens een commissielid - indien beschikbaar - uitnodigen bij het gesprek aanwezig te zijn.

Aanvraag opnieuw indienen

Een aanvraag kan na een afwijzing eenmaal worden aangepast en in een volgende ronde opnieuw worden ingediend. De commissie die de tweede aanvraag behandelt, bestaat in ieder geval uit één commissielid die de eerste aanvraag in de eerdere vergadering heeft beoordeeld.

Voorwaardelijke toekenning

De besluiten tot toekenning van middelen uit het NPO-fonds zijn voorwaardelijk. De voorwaardelijkheid heeft betrekking op de toekenningsvoorwaarden zoals die in het besluit worden opgenomen (overeenkomstig de Algemene voorwaarden en financiële voorwaarden van NPO-fonds), alsmede op de voorwaarde dat de Minister van OCW voldoende middelen ter beschikking stelt ex artikel 2.149 Mediawet 2008.

Eindafrekening

Binnen zes maanden nadat het project voor verspreiding gereed is, c.q. is voltooid ontvangt het NPO-fonds een eindafrekening van de omroep. In het geval van een ontwikkelingsbijdrage kan de eindafrekening niet eerder worden behandeld dan na ontvangst van het researchverslag/ filmplan, in het geval van een productiebijdrage niet eerder dan na ontvangst van datum, tijdstip en net/zender van de uitzending, de lengte van het project en de definitieve uitzendtitel (voor zover deze afwijkt van de werktitel). Voor de regelingen impact en meester-gezel gelden andere voorwaarden voor oplevering, zie samenvattingsformulieren.

Het besluit van de raad van bestuur wordt in principe zes weken na indiening van de eindafrekening aan de aanvragende omroep gecommuniceerd.

Van indiening tot besluit Raad van Bestuur - het proces 

Een indienronde omvat een periode van (in principe) zes weken vanaf het moment van indiening tot het bekendmaken van het besluit.  

Vanaf indiendatum 12.00 uur

  • Bureau checkt aanvragen op volledigheid en algemene vereisten;
  • Commissieleden ontvangen een overzicht met korte beschrijving aanvragen en geven beschikbaarheid en mogelijke conflicterende belangen door;
  • Bureau beoordeelt eventuele verzoeken tot uitsluiting commissieleden (nieuw vanaf 6 november 2018);
  • Bureau stelt op basis van beschikbaarheid, conflicterende belangen en vervolg- en tweede aanvragen, de indeling van de vergaderingen en de vergaderdata vast;
  • Aanvragen worden inclusief bespreekformulier digitaal naar commissieleden en schrijvers gestuurd;
  • Controller toetst begrotingen o.a. aan de hand van de Algemene voorwaarden, en zet eventuele vragen uit onder omroepen/producenten.

Leesperiode

  • Leesperiode voor commissieleden, schrijvers/notulisten en secretarissen van het fonds;
  • Overleg tussen secretarissen en controller over bevindingen begrotingen;
  • Voorbereiding vergaderingen door secretarissen, o.a. aan de hand van de ontvangen bespreekformulieren.

Vergaderweek

  • Per vergadering adviseren drie tot vijf commissieleden;
  • Vergadering wordt voorgezeten door (genre)secretaris, de schriftelijke verslaglegging wordt verzorgd door schrijver/notulist.

Opstellen conceptadviezen

  • Na de vergaderweek stellen de schrijvers de conceptadviezen op;
  • De secretaris redigeert zo nodig de adviezen en stuurt deze door naar de commissieleden voor eventuele aanpassingen/aanvullende opmerkingen;
  • De van de commissieleden ontvangen opmerkingen worden door de secretaris verwerkt; de adviezen worden vervolgens voor een definitief akkoord voorgelegd aan de commissieleden;
  • Er volgt een laatste redactiecheck van alle adviezen door de secretarissen en het bureau.

Besluiten Raad van Bestuur

  • De voorgenomen besluiten worden door het bureau voorbereid en samen met de adviezen inclusief de financiële paragraaf de week voorafgaand aan de bestuursvergadering aan het bestuurssecretariaat aangeboden. De stukken worden voorzien van een aanbiedingsbrief;
  • In dezelfde vergadering worden ook de definitieve bijdragen aan projecten (n.a.v. door het bureau behandelde eindafrekeningen) door de Raad van Bestuur vastgesteld;
  • Na afloop van de bestuursvergadering kunnen de omroepen de secretarissen bellen over de uitslag van de aanvragen;
  • Daarna stuurt het bureau de besluiten, adviezen en bij toekenning de uitvoeringsovereenkomsten (inclusief Algemene voorwaarden) naar de omroepen, evenals de berichten betreffende de definitieve bijdragen;
  • De toekenningen worden gepubliceerd op de website van het fonds;
  • Een nieuwe ronde is gestart.