Protocol adviseurs NPO-fonds

versie oktober 2018

  • De raad van bestuur van de NPO legt aanvragen van landelijke omroepen bij het NPO-fonds voor aan een onafhankelijke adviescommissie.

  • Er zijn verschillende adviescommissies voorzien voor televisiedrama en -documentaire en radiodrama en -documentaire (lineair en online).

  • Iedere adviescommissie adviseert over de inhoudelijke/kwalitatieve waarde van voorliggende aanvragen in het licht van de doelstelling en de criteria van het NPO-fonds. De begroting, onderdeel van de aanvraag, blijft buiten de beoordeling van de adviescommissie. Het bureau NPO-fonds kan, indien dit wenselijk wordt geacht, de commissie of afzonderlijke adviseurs verzoeken om ook een oordeel te geven over financiële en organisatorische aspecten van een aanvraag. Daarnaast staat het de adviseurs te allen tijde vrij om opvallende financiële en organisatorische aspecten van een aanvraag aan het bureau NPO-fonds te melden.

  • Benoemingen in de commissies zijn openbaar. Alle benoemingen geschieden door de raad van bestuur van de NPO op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie en/of de desbetreffende adviescommissie. De benoeming geldt voor een bij de benoeming vastgelegde termijn met een minimum van één jaar en een maximum van vier jaar. Ieder jaar treedt tenminste één lid van iedere adviescommissie terug volgens een vooraf op te stellen rooster. Een uitzondering op deze regel betreft de eerste periode van het NPO-fonds. I.v.m. de gewenste basis en continuïteit van het fonds zullen pas na de eerste twee jaar de eerste leden aftreden. Herbenoeming kan voor het eerst twee jaar nadat een lid is afgetreden, zodat variatie in de samenstelling van de adviescommissies gewaarborgd is. 

  • Voor alle adviescommissies is jaarlijks een aantal rondes voorzien. Aan het begin van het kalenderjaar wordt op de website vermeld hoe het budget wordt verdeeld over de verschillende genres. 

  • Een adviescommissie bestaat per commissievergadering uit drie leden en bij aanvragen boven € 500.000 euro uit vijf leden. De vergadering wordt geleid door één van de secretarissen of algemeen secretaris van het NPO-fonds. De leden van iedere commissie beschikken gezamenlijk over voldoende ervaring en deskundigheid op het terrein waarover zij adviseren als ook over de competenties voor het kunnen motiveren van een kwaliteitsoordeel. Het vereiste quorum voor besluitvorming is drie of vijf leden zonder conflicterend belang bij de aanvraag. Alle besluiten worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen.

  • Indien een adviseur meewerkt aan een project waarvoor door een landelijke omroep een aanvraag is ingediend, of anderszins een persoonlijk belang heeft bij een aanvraag in dezelfde ronde, is er sprake van een conflicterend belang en wordt hij of zij niet uitgenodigd voor een adviescommissievergadering in dezelfde ronde. Indien een lid van een adviescommissie in een dergelijk geval per abuis wel wordt uitgenodigd stelt hij of zij het NPO-fonds per omgaande op de hoogte, zodat een andere adviseur kan worden uitgenodigd. Indien een lid van de adviescommissie op andere wijze betrokken is bij een aanvraag, meldt hij of zij dit vooraf aan het bureau NPO-fonds. In dat geval zal de adviseur niet aan de beraadslaging over die aanvraag deelnemen. Indien één van de overige leden, ofwel het bureau NPO-fonds, enig vermoeden heeft van mogelijke belangenverstrengeling of een tegenstrijdig belang dient dit te worden gemeld. In geval van twijfel besluit het bureau NPO-fonds. Ook kan de aanvrager zelf onder strikte voorwaarden het bureau van het NPO-fonds verzoeken een commissielid uit te sluiten van deelname aan de commissievergadering over een specifieke aanvraag.

  • Commissieleden worden geacht in hun oordeelsvorming geen persoonlijke voorkeuren mee te laten wegen. Alle informatie die aan de leden van de adviescommissie wordt overlegd, wordt door hen strikt vertrouwelijk behandeld. De beraadslaging tijdens de vergadering is eveneens vertrouwelijk. Dat geldt ook voor digitale documentatie van aanvragers, deze (of informatie hierover) kan niet met derden worden gedeeld. De leden van de adviescommissie onthouden zich van het geven van informatie aan aanvragers of derden over de inhoud van het besprokene en verwijzen voor informatie door naar de omroepen of het bureau NPO-fonds. Welke commissieleden deelnemen aan een specifieke ronde/vergadering wordt niet openbaar gemaakt.

  • Het bureau NPO-fonds verwerkt de beraadslaging in een schriftelijk inhoudelijk advies dat geaccordeerd wordt door de betreffende commissieleden. Dit inhoudelijke advies en daaraan gekoppeld het advies ten aanzien van de budgettoekenning zoals vastgesteld door het bureau NPO-fonds wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de raad van bestuur van de NPO. Na schriftelijke goedkeuring door de raad van bestuur worden de besluiten bekendgemaakt op de website van het NPO-fonds.

  • Na bekendmaking van de besluiten van een indienronde dienen de commissieleden alle van het NPO-fonds ontvangen/gedownloade aanvragen definitief van eigen computers te verwijderen. Eventuele prints dienen eveneens vernietigd te worden.

  • Leden van de adviescommissies ontvangen voor deelname aan vergaderingen (inclusief correctieronde adviezen) een vergoeding, mede op basis van het aantal door hen behandelde aanvragen.

  • De vergaderingen vinden plaats ten kantore van de NPO-organisatie.

  • Alle overige van het NPO-fonds ontvangen documenten die persoonlijke informatie bevatten dienen verwijderd en/of vernietigd te worden.

  • Voor commissieleden die deel hebben genomen aan een sollicitatiecommissie van het NPO-fonds geldt dat zij alle brieven en/of cv’s definitief dienen te verwijderen van eigen computers. Eventuele prints dienen eveneens vernietigd te worden.